Logistyczne święta?!

Kończy się listopad, u mnie był już pierwszy śnieg, który zdążył stopnieć, a za dosłownie momencik rozpoczyna się grudzień i wielkie odliczanie do Wigilii Bożego Narodzenia oraz Świąt Bożego Narodzenia. Wiadomo, to też czas swego rodzaju wytchnienia od pracy, szkoły czy uczelni. Więc dlaczego w ogóle mowa o logistyce i dlaczego powstaje taki post? Głównie dlatego, bo mam ochotę przy tej okazji zaznaczyć wagę logistyki, pracę osób z branży, którzy umożliwiają nam zakupy nawet podstawowych produktów, ale o tym mówiłam już szerzej tutaj.  

Jak się z pewnością domyślacie, to przygotowania do wytężonej pracy przy ładunkach są planowane odpowiednio wcześniej, nawet tygodniami. Jednakże nie wszystko jesteśmy w stanie przewidzieć, na przykład warunki pogodowe na drogach czy ograniczenia ruchu związane z wyjazdami do rodziny na święta. Moim ulubionym przykładem niespodziewanego wydarzenia zakłócającego ciągłość dostaw to utknięcie statku Ever Given na Kanale Sueskim czy wybuch pandemii koronawirusa. Natomiast jak pokazuje nasze doświadczenie, ta logistyka świąteczna działa wzorowo, bo mamy dostęp i do potraw świątecznych, i do prezentów, i do akcesoriów świątecznych. A to dzięki tym paru osobom z każdej firmy, które wszystko skrupulatnie przygotowują. Niedawno mieliśmy również Black Friday, a to oznacza, że firmy, sklepy i sieci dystrybucyjne również powinny być w podwyższonej gotowości do większej ilości transakcji ze strony konsumentów. 

Ale kiedy należy zacząć przygotowania w firmie? Kiedy tak naprawdę wszystko rozplanować, zamawiać, delegować pracowników? Posłużę się ulubioną odpowiedzią logistyków - "to zależy". To zależy od złożoności naszego łańcucha dostaw. Im obejmuje więcej produktów, tym lepiej rozpocząć przygotowania wcześniej, aby przy planowaniu niczego nie pominąć i nie doprowadzić do sytuacji, że nagle wszystko nam się sypie, nie wiemy za co zabrać się priorytetowo. Im bardziej rozłożymy sobie w czasie dostawy, tak by towary docierały w mniejszej ilości jednocześnie, to będziemy w stanie zapanować nad tym, gdyby coś nam się "wykruszyło, to również pozwoli na dokładniejsze kontrolowanie każdej dostawy i przebiegu jej realizacji. Zmniejszy się ryzyko, którym musimy skutecznie zarządzać. Na pewno z większym wyprzedzeniem swoje dostawy komponentów musi planować przedsiębiorstwo produkcyjne, które poza tym, że ich dostawy przyjadą, muszą wszystkie te elementy ze sobą połączyć, zająć produkcją wyrobu gotowego i swoją własną dystrybucją na rynek. 

W tym momencie warto przyjrzeć się strategii S&OP. W tej części przedstawię mniej więcej na czym to polega, opiera swoją skuteczność przynosząc dużo lepsze wyniki w każdym rodzaju przedsiębiorstwa. S&OP czyli Sales and Operation Planning. To proces mający na celu utworzenie jednego planu przewidywanego popytu, utworzonego w zgodzie z wszystkimi funkcjami w firmie. Jej cel to maksymalizacja sprzedaży przy zachowaniu jak najniższych kosztów logistycznych, a osiągnięcie tego jest możliwe poprzez jak najwyższą realizację zamówień od klientów. Oczywiście plan popytu musi być skoordynowany z podażą przedsiębiorstwa. Prościej mówiąc, S&OP polega na realizowaniu jak największej ilości zamówień od klientów, przy utrzymaniu jak najniższych kosztów, sugerując się tym, jakie będzie zapotrzebowanie na dane dobro i przy tym nie zapominając że możliwości firm są ograniczone (jedna firma nie jest w stanie obsłużyć każdego klienta na świecie, który zgłasza chęć zakupu danego dobra w taki sposób, żeby jej się to jeszcze opłacało i przynosiło zyski).

Typowy proces Sales and Operating Planning prezentuje się w następujący sposób:

1. Przygotowanie miejsca pracy - wyszukiwanie i analiza informacji

2. Zaplanowanie popytu

3. Zaplanowanie podaży i koordynacja jej z popytem

4. Przejrzenie planu i ewentualne poprawki

5. Ukończenie planu i jego realizacja 

W kontekście logistyki świątecznej to się sprawdza, bo w zasadzie mówiłam o tym już wcześniej. Przygotowuje się informacje, np. te z zeszłego roku, o tym jak szła nam sprzedaż, ile produktów okazało się nadmiarowych i jakie zapotrzebowanie zgłaszali nasi konsumenci. Na podstawie tych informacji jesteśmy w stanie "zaplanować" nasz przewidywany popyt, nie zapominając  o naszych ograniczeniach produkcyjnych. Zawsze warto przejrzeć już nasz skonstruowany plan, bo zawsze jest miejsce na poprawki, znalezienie lepszego sposobu realizacji. A gdy wszystko się zgadza, można przejść już do realizacji.

Kluczowe jest umiejętne zarządzanie zapasami, aby utrzymywać ich optymalny poziom. Aby nie generować nadmiernych kosztów magazynowania, oraz aby nie przepłacać z drugiej strony za przetransportowanie. W kontekście zarządzania zamówieniami, musimy ustalić priorytety, którzy klienci są dla nas istotni, a którzy mniej. To okrutne, ale utrzymywanie poziomu obsługi klienta na poziomie prawie 100% jest równie nieopłacalne, jak niski poziom obsługi. Czasami nieobsłużenie klienta opłaca się bardziej.. Ważna jest współpraca z naszymi partnerami, np. z firmą transportową aby zabezpieczyć odpowiednią ilość pojazdów do transportu do nas i od nas produktów. Dlatego tak kluczowe jest budowanie dobrych relacji z przewoźnikami. Musimy być przygotowani na to, że czas realizacji naszych zamówień zostanie wydłużony lub zbierać je z wyprzedzeniem. Zawsze trzeba mieć plan awaryjny, alternatywne wyjście, gdy cokolwiek w naszym planie się posypie, bo kluczowe jest działanie od razu do zmniejszenia ewentualnych konsekwencji opóźnień. 

Wiele mówiłam o przedsiębiorcach, o logistykach i jak muszą działać aby wszystko dotarło na czas. Teraz przejdę jeszcze do kwestii zamawiania świątecznych przysmaków za pomocą firm kurierskich. Mogłoby się wydawać, że odpowiedź jest oczywista, mówiąca o tym, że raczej nie powinno się tego robić, bo to zakazane. Po przeanalizowaniu podejścia najpopularniejszych firm kurierskich, to wcale nie jest aż tak proste. 

Większość firm nie posiada dedykowanych usług specjalnie do transportu żywności. Wyłamuje się z tego powoli InPost, wprowadzając przełomową usługę Smile, usługę InPost Fresh jako nową platformę dedykowaną dla dostaw żywności do domu i specjalne paczkomaty "lodówkomaty" z chłodniami. Jednak powodami takiej decyzji są najzwyczajniej utrudnienia spowodowane brakiem odpowiedniej infrastruktury - hal magazynowych, furgonetek przeznaczonych do przewozu jedzenia. Dlatego gdy decydujemy się na transport, robimy to na własne ryzyko. Gdy nasza paczka zostanie uszkodzona, nie ma co liczyć na uznanie reklamacji, bo nadając paczkę z jedzeniem najczęściej łamiemy regulamin. Ponadto, gdy zawartość naszej paczki uszkodzi inne paczki, to my możemy być pociągnięci do odpowiedzialności i opłacenia dodatkowych opłat, pokrycia szkód.

Podsumowując - okres przedświąteczny to naprawdę intensywny czas w logistyce. Wiele się dzieje, do tego dochodzi presja aby wszystko udało się dopiąć na ostatni guzik zwłaszcza na tej ostatniej, finalnej prostej. Jak pokazują nawet nasze subiektywne odczucia, to wszystko dobrze działa, a więc logistycy się sprawdzają :D

Na koniec jeszcze jako słodką ciekawostkę  - na podstawie danych znalezionych z zeszłego roku na stronie firmy Hapag, wychodzi że transportują oni 44 800 metrów sześciennych czekolady każdego roku by trafiła na Święta Bożego Narodzenia w każde miejsce na świecie. 44 800 metrów to 1400 kontenerów 20-stopowych lub 700 kontenerów 40-stopowych (jeden kontener 20-stopowy to 32 metry kwadratowe, a jeden kontener 40-stopowy to 2 kontenery 20-stopowe).

Źródła, z jakich korzystałam: 

1. https://www.facebook.com/500teu

2. https://www.pb.pl/czym-jest-s-op-i-czy-twoja-firma-go-potrzebuje-952527?fbclid=IwAR3oYnleHnZRgSRNfSo-KDMHrkW5N8nVc-djDz-uAg0-azW7ILY146_AN3g

3. https://www.sap.com/insights/what-is-sop-sales-and-operations-planning.html?fbclid=IwAR1g1HYK-4bQgDh3qp1G8gz2-OzJb0YqZQCt1E7tAwpaLPIGpS8X4Nm8SIM

4. https://www.logistykapoprostu.pl/procesy/przygotowac-logistyke-na-swieta/?fbclid=IwAR3rvF0lZqvhiteyrv3SjlBEpQd43FHNF3TkNt0VY9OZIERtHY5znZNFfnc

5. https://log4.pl/swiateczne-przysmaki-wysylane-kurierem,12,19648.htm?fbclid=IwAR2Kq4R390PSoQdJZrsbOV_pex36CYGeWmJFObDw5w-VcNBhDciS4pG8rwc